Les 17 et 18 septembre 2024, pour sa huitième saison, Agile en Seine s’offre un espace bien plus grand, le Palais des Congrès d’Issy les Moulineaux, pour accueillir 1000 participants.

La consécration de cet événement dédié aux pratiques Agiles dans les entreprises n’est pas le fruit du hasard mais bien le résultat d’un travail acharné au long court de l’équipe d’organisation, dont je suis l’un des deux seuls organisateurs depuis la première saison. Je vous raconte…

La rentabilité

Le faux bond est interdit. Pourtant les écueils sont nombreux. Le plus important est la nécessité de rentabiliser l’événement pour pouvoir continuer mais ne pas faire trop cher pour ne pas rebuter  les potentiels participants. Les principaux postes de dépenses sont la location de la salle avec ses services annexes et la restauration qui coûte aussi cher voire plus cher que la location de la salle.

Pour rentabiliser, il faut vendre des places et du sponsoring, ce qui nécessite d’avoir une bonne réputation. Tous ces maillons de la chaine sont indispensables pour que cela fonctionne et un maillon peut casser à tout instant pour un tout petit détail.

Les trois premières années, nous avons dû nous créer une réputation avec un budget nul et nous différencier des autres conférences Agiles. Dès le début, nous voulions donner la parole aux entreprises et à leurs expériences. C’est notre marque de fabrique.

La première année, en 2017, Microsoft nous a ouvert gratuitement son espace à Issy les Moulineaux. Nous avons fait carton plein, 250 personnes, la capacité maximale des lieux. Dès l’année suivante, nous avons rejoint New Cap Center et sa capacité d’accueil, large à l’époque, de 600 personnes. Nous étions en format 1 jour en 2018 pour limiter les coûts puis 1,5 jour en 2019, la seconde demi-journée dédiée aux ateliers nous évitant un deuxième jour de frais de restauration.

En 2020, pour la quatrième saison, changement de plan : c’est l’année Covid. Impossible d’organiser notre événement en présentiel. Là où toutes les autres conférences ont baissé les bras, nous avons monté une conférence entièrement en ligne. 1200 participants, notre record. Normal, les places étaient beaucoup moins chères, les frais de location de salle et de bouche étant nuls. Enfin pas exactement car nous avons organisé une table ronde à New Cap retransmise en direct en streaming. Nous étions quasiment les seuls à proposer des conférences cette année là.

A Agile en Seine, nous aimons prendre des risques. Pour la cinquième saison, l’année 2021, juste après l’année Covid, là où les participants avaient perdus l’habitude de sortir de chez eux, nous avons voulu faire deux événements en un : deux jours classique et un jour dédié à SAFe. L’idée fut bonne, la participation fut importante, mais l’équation économique n’a pas fonctionnée. La jauge Covid limitant à 400 participants a eu raison de nous. Cette troisième journée nous a coûté toutes les économies réalisées les quatre années précédentes. Blessé, mais pas mort. Aucune autre conférence n’avait pris le risque cette année là et beaucoup ont disparues depuis.

Sans fonds de roulement, la sixième saison devait naturellement être conservatrice : deux jours, à New Cap avec plus de 700 participants. Sans excès, un grand succès !

Nous savions que la septième saison serait tendue à New Cap. Nous refusions du monde chaque année. Mais organiser un événement ailleurs, c’est un changement total d’échelle de prix et d’engagement. Nous avions déjà exploré d’autres lieux. Ce n’est plus la même histoire. Nous sommes donc restés à New Cap et une erreur de billetterie a fait que nous avons eu 920 participants ! Nous avions oublié de limiter le nombre de places à vendre.

C’est donc sur ces bases que nous nous sommes décidés à déménager dans l’un des lieux que nous avions repéré plusieurs années auparavant : le Palais des Congrès d’Issy les Moulineaux.

La réputation

L’autre composante, c’est la réputation. Pour avoir une bonne réputation, il est impératif de conjuguer deux paramètres : l’organisation et le programme.

L’organisation doit être impeccable. Tout doit être prévu à l’avance pour anticiper les besoins des spectateurs. Nous devons être suffisamment de bénévoles disponibles le jour J pour organiser la cadence et faciliter les accès aux conférences et aux ateliers. Pour tout problème qui émerge, et il y en a toujours, être capables de les résoudre en moins de cinq minutes pour que cela ne se voit pas. Tout cela avec le sourire. Sur cet aspect, nous avons toujours été félicités. Cela fait chaud au cœur car ce qui parait simple de l’extérieur est compliqué de l’intérieur.

La dernière composante, c’est le programme. Celui-ci doit être de qualité. Nous avons mis en place un système de vote anonyme au sein de l’équipe d’organisation. Quiconque qui soumet un sujet sur la plateforme ad-hoc sera noté par la core team sans connaitre les votes des autres membres. Puis, nous nous réunissons pour valider les programmes en regardant les propositions triées par notes. Là, malheureusement, il y a des dommages collatéraux. Deux propositions sur un sujet similaire ou deux conférences de la même société, même avec une bonne note, nous n’en gardons qu’un. A l’inverse, chaque membre de l’équipe peut venir avec son coup de cœur moins bien noté. Cela ne veut pas dire qu’il sera pris, mais au moins nous aurons débattu. Idem pour un sujet original, il sera priorisé même avec un note plus basse. Bien entendu, tous les retours d’expérience d’entreprises présentés par un responsable de cette entreprise ont automatiquement un bonus dans notre choix, au détriment des conseils théoriques d’experts qui n’ont pas expérimenté sur le terrain. Toutes les propositions avec des notes inférieures à 3/5 sont automatiquement éliminées.

Hormis quelques speakers invités à la marge, tous passent par le même processus. Cela nous permet d’avoir un programme de qualité où même des propositions excellentes sont refusées. Pour 2024, nous avons refusé 4 propositions sur 5 ! Plus de 300 sujets avaient été soumis et naturellement de nombreux déçus de ne pas avoir été retenus.

Conclusion

Il ne vous reste plus qu’une chose à faire, prendre votre place pour la huitième saison d’Agile en Seine au Palais des Congrès d’Issy les Moulineaux les 17 et 18 septembre 2024 et vous pourrez dire que vous étiez dans les 1000 participants de cette folle aventure.